W poprzednim numerze zapowiadałam artykuł o grzeczności (także językowej) w biznesie, okazało się jednak, że Karolina Pietrzko ubiegła mnie swoim czerwcowym felietonem na tenże temat (gorąco zachęcam do lektury Savoir-vivre w biznesie). Z logiki wynikałoby, że powinnam wziąć inny przedmiot rozważań „na warsztat”, jednak tego nie uczynię. W końcu trzeba być słownym. Postaram się poruszyć kwestie, które nie znalazły się w tekście Karoliny. Tak samo jak w przypadku Grzecznościowych powinności mężczyzny wobec kobiety wypunktuję zasady grzeczności biznesowej.
GRZECZNOŚĆ BIZNESOWA
Zasady grzeczności biznesowej, które obowiązują w życiu zawodowym, mają szczególne zastosowanie w firmach utrzymujących bezpośredni kontakt z klientem i innymi przedsiębiorstwami. Znając zasady grzeczności biznesowej pracownicy, i oczywiście właściciele, kształtują pożądany wizerunek swojej marki. W końcu od tego w dużej mierze zależy kondycja finansowa firmy, a co za tym idzie – zarobki. Na początku zwrócę uwagę na te zasady grzeczności biznesowej, które różnią się od polskiej grzeczności towarzyskiej.
- W relacjach zawodowych panuje RÓWNOUPRAWNIENIE. Co oznacza, że mężczyzna może jako pierwszy wyciągnąć do kobiety rękę na powitanie, nawet jeśli jest od niej młodszy!
- Nie na miejscu są wszelkie objawy męskiej szarmanckości, czyli całowanie dłoni, przepuszczenie w drzwiach, podawanie płaszcza, pomoc w niesieniu ciężkich przedmiotów. Uważam jednak, że są to przepisy lekko przesadzone, dlatego powinno to pozostać indywidualną rzeczą każdego mężczyzny. Niestety, za granicą te zachowania są traktowane jako nietakt. Na szczęście mieszkamy w Polsce i, jak głosi cytat, który stał się powiedzeniem, z bajki A. Fredry:
wolnoć Tomku w swoim domku
. - W relacjach zawodowych nie obowiązuje też zasada kolejności przedstawiania znana nam już z etykiety towarzyskiej. Tutaj rządzi z reguły hierarchia zawodowa. Menadżer przedstawia się klientowi, osoba niepubliczna przedstawiana jest osobie publicznej wysokiej rangi.
- Jeżeli przestawiamy kogoś to oprócz imienia i nazwiska podajemy także nazwę funkcji, stanowiska, ewentualny tytuł naukowy (czyli tytuł profesora; w ramach powtórki: doktor to stopień naukowy, a magister – zawodowy). Na przykład:
pan Jan Kowalski, Prezes Spółki XYZ, pan profesor Jan Kowalski
(osoba przedstawiająca się sama pomija oczywiście tytuły i formy grzecznościowe: pan, pani). Dla przypomnienia: nigdy nie podajemy najpierw nazwiska, a potem imienia, np. Kowalski Jan.
- Przedstawiając się przez telefon, bezpośrednio oczywiście również, nie używamy zdrobniałych form imienia, np. Janek Kowalski. Jeżeli jesteśmy pracownikiem firmy, urzędu powinniśmy podać nazwę firmy, urzędu, nie zapominając o słowie firma, i swoje imię i nazwisko, np.
Firma XYZ/ Urząd XYZ, Jan Kowalski. W czym mogę pomóc
. Przy tej okazji chciałam również zwrócić uwagę na częsty zwrot: Dzień dobry, Jan Kowalski z tej strony.
A z tamtej kto? Tak się nie mówi! Proszę to zapamiętać. - Przy podawaniu ręki na powitanie, osoby siedzące zawsze powinny wstać, ostatecznie lekko się podnieść, bez względu na płeć i wiek. Natomiast w sferze prywatnej (towarzyskiej) kobieta, zwłaszcza w podeszłym wieku, powinna siedzieć. Bezwzględny nakaz wstawania obowiązuje tylko dzieci i nastolatki, jeżeli osoba dorosła podaje im rękę.
- Przejście na ‘per Ty’ proponuje zawsze osoba wyższej rangi zawodowej osobie rangi niżej (NIGDY ODWROTNIE), bez względu na płeć i wiek1.
- Kto mówi pierwszy „dzień dobry”? Osoba niższa rangą osobie wyższej rangą, tak samo bez względu na płeć i wiek. Pracownik powinien pierwszy okazać szacunek klientowi. Oczywiście, osoba wchodząca, czy to klient, czy dyrektor winna pierwsza pozdrowić osoby znajdujące się w danym pomieszczeniu. Chociaż, jak zapewne zauważyliście, w sklepach w centrach handlowych często pracownicy mówią „dzień dobry” zanim my zdążymy otworzyć usta. Dlaczego tak jest? Ponieważ klient z punktu widzenia hierarchii jest tu najwyższy rangą i dlatego należy mu okazać szacunek. A poza tym firmy w ten sposób budują swój prestiż.
- Pracownik firmy, instytucji itp. nie powinien zwracać się do klienta, petenta formą: pan/pani plus imię (a już w żadnym przypadku nie w formie zdrobniałej) np.
pani Kasiu, panie Kubo
. Dotyczy to także kontaktów pomiędzy kontrahentami. - E-mail. Jak poprawnie go zatytułować? Najbardziej neutralną, a zarazem elegancką formą jest: Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo, dla liberałów: Panie Dyrektorze, Pani Mecenas. Dlaczego nie sprawdza się forma: „dzień dobry”? Bo w końcu ktoś może odebrać wiadomość wieczorem, bądź w nocy.
Myślę, że to najważniejsze zasady. Jak już mówiłam na wiele rzeczy nie zwróciłam tutaj uwagi, ponieważ można o nich przeczytać w felietonie Savoir-vivre w biznesie. Tam znajdziecie informację, co zrobić z otrzymaną wizytówką, kiedy ją wręczyć, kto pierwszy to czyni, i wiele, wiele innych przydatnych wiadomości.
W następnym numerze Grzeczność na ulicy, w windzie i stosunkach sąsiedzkich.
